社会人の必須スキル!タイムマネジメントのコツはマルチタスク!

お疲れ様です。T@課長(@Nya540720)です。

わたしは副業ブロガーですが、

新人君
T@課長

毎日時間が足りない。

と毎日ぼやいています・・・。

すると、今日部下の一人が、

新人君
新人君

忙しくて時間がない・・・

とぼやいていました。
そんな部下に対してわたしは、

T@課長【悪】
T@課長【悪】

時間は作るものだ!

と叱っていたのです。知らず知らずのうちに・・・。情けない。

以前、記事としてアップしたのですが、時間管理は仕事もプライベートも同じように大事なスキルです。

 

というわけで、今日のテーマは“断固とした決意!タイムマネジメント”です。

 

適切にタイムマネジメントができれば、

 ・仕事の成果が上がる
・プライベートの時間が充実する
・自己投資の時間を作ることができる
・休暇に充てることもできる
etc

 

と、良いことづくめです!

 

「時間が足りない」と嘆く前に、タイムマネジメントのスキルを磨きましょう!(戒め)

 

タイムマネジメントの極意は、『やること・やらないことを決める』ことです!

 

書きたいことばかりで長文になってしまいました (;^ω^)極意だけ知りたい方は、目次から飛ばし読みしてください。

 


 
目次

タイムマネジメントの定義【社会人の必須能力】

今回、わたしのタイムマネジメントの定義とは、

 

1.Time Management(時間管理)

 

2.『時間の使い方の管理』

 

3.『自分の仕事の進め方・やり方の管理』

 

と定義して、タイムマネジメントの極意を紹介したいと思います。

 


 

タイムマネジメント力向上の10のポイント【社会人の必須能力】

タイムマネジメント力向上の10のポイント

 

Point1 時間の使い方に対する意識 Point2 時間管理ツールの活用
Point3 整理・整頓の実行 Point4 ムダを生まない会話
Point5 先を見越した計画作成 Point6 To Doリストの作成
Point7 計画の実行チェック Point8 生産性を下げる習慣/考え方の把握
Point9 仕事の一覧表の作成 Point10 「やらない」仕事の判断

 

仕事の内容に左右されない基本的な内容ですが、
適切なタイムマネジメントを実施する上では、外せないポイントになっています。

 

 

タイムマネジメント力診断 10個の質問

最初からタイムマネジメントを適切に実行できる人はいません。

 

常に意識しながら行動を確認し、できている項目とできていない項目を判断し、改善し続けることが大事です。

 

ビジネスマンなら1度は聞いたことがある、PDCAサイクルを回す!というやつですね!

 

そこで、10個の質問に答えてみて下さい。

  •  時間の使い方を常に意識し、職場の同僚・部下の模範になれていますか?
  • 手帳/時間管理ツールを常に活用し、効率が上がっていますか?
  • 机・PCにある資料等は必要な時にすぐ見つかり、不要な資料は捨てていますか?
  • 仕事の関係者と仕事の停滞・手戻りを防ぐよう
    コミュニケーションを常に心掛けていますか?
  •  納期を守るために、先を見越した(翌月/翌週)計画/予定を立てていますか?
  •  翌日/当日にやるべき仕事を漏れなくリストアップし、
    実行する順番を常に決めていますか?
  • 計画/予定の実行状況を常にチェックし、対策の立案・実行をしていますか?
  •  仕事の生産性を下げてしまう習慣や考え方を把握し、改善していますか?
  • 「やらない」仕事を判断するために、仕事の一覧表を作成していますか?
  • 「やらない」仕事を判断し、「今、自分が本来やるべき仕事」に集中できていますか?

 

T@課長【悪】
T@課長【悪】

全問正解できましたか?

新人君
新人君

半分もできていません。

T@課長
T@課長

大丈夫です!最初はみんな難しいものですよ。
タイムマネジメント向上のポイントも紹介します。

 

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【解説】タイムマネジメント力向上のポイント①

社会人の必須能力!タイムマネジメントのコツはマルチタスク!

仕事の生産性を最大限まで高めるには、何をしたらいいでしょうか?効率を上げるだけでいいでしょうか?

 

若い社員の方は、努力と根性と時間でカバーしようとする方もいますが、どうしても長くは続きません。

 

労働力で挽回することには、限界が来てしまいます。

 

タイムマネジメントのスキルで乗り越えれるようになりましょう。

 

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効率化の限界【解説】

効率的に仕事をすることはとても重要ですが、仕事には限界がありませんので、時間で消化しようとすると限界が来ます。

 

時間は有限なのです。

 

やるべき多くの仕事

やるべき仕事は無限にある

 

時間は有限

いくら効率的に仕事をしても
時間には限りがある

 

 

 

効率化の限界を超えるために
     今、自分が本来やるべき仕事に集中する

 

 

 

「本来やるべき仕事」とは【タイムマネジメントのコツはマルチタスク】

本来やるべき仕事とは?

  1. 組織の目的に沿う仕事
  2. 組織から期待されている、成果を出す/役割を果たすための仕事

 

これだけが、「本来やるべき仕事」です。

 

このやるべき仕事を見つけ、やるべき仕事に全力を尽くすことにより仕事の成果は上がります。

 

わたしも若いころは(涙)、すべての仕事を全力でこなしていました。

 

実際、月末や本社会議の直前は、週に2回は事務所に泊まり込んで仕事をしていました。

 

こんな仕事のやり方では、生産性は上がらず、労務的にも大問題です。

 

 

「本来やるべき仕事」を邪魔するもの

(組織に働く者は、)
成果には何も寄与しないが無視できない仕事に時間をとられる。
膨大な時間が、当然に見えながら実はほとんど、あるいはまったく役に立たない仕事に費やされる。

出所:P.Fドラッカー (2006) 『経営者の条件』 p.50 ダイヤモンド社

 

効率化の限界を超えるために必要なこと
「今」、「自分」が「本来」やるべきではない”仕事をやらない。

 

”やるべきではない仕事”と”やるべき仕事”の取捨選択こそ、最重要項目です。

 

「今」、「自分」が「本来」やるべきではない仕事とは

やらない仕事の例
◆ 会社・部門の目標達成につながらない仕事
◆ 売上が上がらない仕事
◆ コスト増加になっている仕事
◆ お客様満足につながらない仕事
◆ 他部門・他人がした方が、高い成果が出る仕事  ※悪用禁止
◆ 今やるべきではない仕事(将来やるべき仕事)
◆ 自分が成長したことで不要になっているはずの仕事
◆ 組織の目標やメンバーが変わったことで不要になっているはずの仕事        など

 

やらない仕事の一覧ですが、普段の自分の仕事と重ね合わせて、同じような仕事をしていると思った人は要注意です。

上記のような、”自分がやらなくとも、なんとかなる仕事”ばかりを任されている場合、きっぱりと”断る”勇気も大切です。

 

やらない仕事の手順【忙しい社会人必見】

”やらない仕事”を自分が”やりるべき仕事”へ変化させるために、自ら行動し、環境を整えていく必要があります。

会社組織で働いている以上、上司や同僚、部下と一緒にプロジェクトを動かしているはずです。

 

一方的な”わがまま”と思われぬよう、行動プロセスを図解しました。

 

1 抱えている仕事を列挙する 対象決定
2 やらない仕事を考える
3 上長に提案する 提案
4 上長から承認をもらう
5 実践する 実践

 

1個ずつステップアップしながら、「やらない仕事」を除外していきましょう。

 

 

「やらない」仕事を考えるときの4つの選択肢【社会人の必須能力】

「やらない」仕事を考えるときには、選択肢を考える必要があります。

強い気持ちをもって選択肢を選ぶことが大事です。

 選択肢Ⅰ、今後 、やらない(やめる)
選択肢Ⅱ、今は 、やらない(延期する)
選択肢Ⅲ、自分は 、やらない(任せる)
選択肢Ⅳ、そのまま、やる

 

「やらない」をやり切るのは楽ではない

当然ですが、自分が「やらない」と選択したとしても、その仕事はだれか他の仲間が請け負うことになります。
そのため、下記のように上手くいかない可能性も十分、想定しておく必要があります。
「やらない」仕事が見つからない
「やらない」という選択ができない
上長に提案するのがはばかられる
上長から承認をもらえない
実践しようとしても元に戻ってしまう

タイムマネジメントを極めるには、やりきる覚悟も必要です。

 

「やらない」をやり切るためには

さまざまな障害を乗り越えて、
       ”やり切る覚悟”が必要

 

「やらない」をやり切るためのチェックポイント

「やらない」仕事を見つけ、提案していく方法をチェックポイントとして紹介します。

 

1 仕事を列挙するときは、出来る限り細かく列挙する
2 やめる/延期する仕事を考えるときは、仕事の目的を再確認する
3 任せる仕事を考えるときは、現在自分が担当になっている意図を考える
4 任せる仕事を考えるときは、部分最適に陥らないようにする
5 上長に提案するときは、自分のためでなく、今後の組織のためだと伝える
6 実践するときは、習慣を変えるための計画をつくる

 

簡単に「やらない」仕事と決別することはできません。

元々の性格や人間性も大きく関係してしまいますが、強い気持ちで弱い自分と決別しましょう。

チェックポイントを上手く活用して、乗り切りましょう。

 

 

人は安定したい生物?! ホメオスタシスとは?

T@課長【悪】
T@課長

みなさん、ホメオスタシスって聞いたことありますか?

【参考】ホメオスタシス (homeostasis)

 

ヒトには生まれながらにして、現状を保とうとする機能が備わっている生物体の体内諸器官が、
外部環境(気温・湿度など)の変化や主体的条件の変化(姿 勢・運動など)に応じて、
統一的・合目的的に体内環境(体温・血流量・血液成分など) を、ある一定範囲に保っている状態、
および機能。哺乳類では、自律神経と内分泌腺 が主体となって行われる。

のち、精神内部のバランスについてもいうようになった。恒常性。

出所:新村出 (2008)『広辞苑(第六版)』 p.2603 岩波書店

ホメオスタシスには、生物学的な表現と心理学的な表現があります。

我々ビジネスマンとしては、心理学的な表現のほうが馴染みがあります。

心理学におけるホメオスタシスとは、
「今のライフスタイルや環境をなるべく維持しよう」という心理です。

心理的ホメオスタシスには、良い面もあれば悪い面があります。

 

まず良い面は、私たちの生活に安定をもたらしてくれることです。

 

心理的ホメオスタシスがなければ、A社に入ったと思えばすぐに飽きて、
B社に転職したくなるというような、落ち着きのない不安定な生き方になってしまいます。

そして悪い面は、自分を変えたいとき、新しい挑戦をしたいとき、心理的ホメオスタシスが足かせとなってしまうこと。

 

例えばランニングが三日坊主に終わってしまうのも、勉強する習慣がなかなか身につかないのも、
ホメオスタシスが普段の習慣を維持しようとするのが原因です。

 

そのため、「自分を変えたい」・「環境を変えたい」と考えているときは、
ホメオスタシスをいかに「解除」するかが重要なのです。

 

ホメオスタシスの解除方法 ロールモデルを見つけろ!

ホメオスタシスを解除するためには、「付き合う人を変える」という方法があります。

 

自分の理想をすでに実現・実践している「ロールモデル」を見つけ、
仲間にしてもらいましょう。友だちや会社の同僚・先輩、後輩でもかまいません。

 

最近はやりの“朝活” に取り組むサークルに参加するのもいいし、
Twitterやlineなど、SNSのコミュニティで仲間を募るのも良い方法です。

 

朝活のサークルに入れば、早起きして勉強するのが習慣化した人たちに囲まれるため、
「ホメオスタシス同調」が起き、自分も「朝6時に起きて2時間勉強する」のが、当たり前になっていくはずです。

 

>>>営業に使える基礎統計学!初心者もエクセルを使って簡単活用できる

 

上長に提案し、承認をもらうことが大事

どんな会社でも仕事の割り振りは管理職の役割となっているはずです。

やらない仕事を決定するには、上長の承認が必要

 

 

当然、上司は簡単に「やらない」仕事の提案には、承認してくれません・・・

多分、わたしが相談されていも、

 

新人君
新人君

あの仕事は、好きじゃないから別の人に任せて下さい。

T@課長【悪】
T@課長
【極悪】

いやいや、好き嫌いで仕事は選べないゾ!

 

と言うと思います。

 

上司から承認をもらうためのリスト

わたしが、部下から提案を受けたとして、承認する条件をリスト化しました。

 

  • 提案を現状の否定から始めない
  • 内容を分かりやすく提案する
  • メリットを数字で示して提案する
  • 上司の視点で考え提案する
  • 熱意を持って提案する
  • 重要な提案であれば、一度却下されても再度提案する
  • 提案するときに、自分のためではなく今後の組織のための提案であること伝える

 

営業職の方であれば、商談の状況を想像すると上司の突破口が見えてくるかもしれません。

 

自分の思惑通り交渉をすすめるテクニックや交渉術こと営業ですので、
今まで培った営業テクニックを最大限に発揮して、上司を突破しましょう!

 

営業職以外の方は、リストのポイントをしっかり覚え、熱意をもって提案しましょう。

 

はっきり言って、上司に小手先のテクニックは通用しません。

 

むしろ、愚直に熱意をもって提案されると、提案の内容よりも熱意に対して前向きに考えていただけると思いますよ。

 

 

タイムマネジメント力向上のポイント②

社会人の必須能力!タイムマネジメントのコツはマルチタスク!

仕事をする上で生産性を下げてしまう行動や習慣があれば、タイムマネジメントを厳格に守ることもできなくなってしまいます。

 

仕事の生産性を下げてしまう行動を見つめなおしましょう。

 

生産性を下げてしまう習慣や考え方(例)

朝は気が乗らないので、始業後30分はのんびり過ごす
モノや書類を片づける時間がもったいない
予定していた時間が過ぎても、終わるまでその仕事を続ける
面倒な仕事はとりあえず後回しにする
メールを受信するたびにチェック・返信する
資料はきっちり作りこんでからでないと上司に見せたくない              など

 

仕事の生産性が高い人に見られる共通点のなかには、
「自分も実践しているのに、なぜか仕事が終わらない」と思うようなものもあるもしれません。

 

そんなときには、
・能力以上の仕事をたくさん抱えていないか
・立てたスケジュールに無理はないかを考えてみましょう

 

自分の力量を正しく知ることも、生産性アップには欠かせないスキルです。

 

 

まとめ 社会人の必須スキル!タイムマネジメントのコツはマルチタスク!

タイムマネジメントが得意な方は、理解できないかもしれませんが、
自分の仕事を誰かに任せたり、断ったりすることは、なかなかのストレスを感じてしまうものです。

 

この記事が、わたしのようなタイムマネジメントが苦手な方の改善のヒントになれば幸いです。

適切にタイムマネジメントができれば、
仕事もプライベートも充実することは間違いなしです。

 

自分の将来や家族、大切な人のために、断固とした決意でタイムマネジメントを履行しましょう♪

 

 

それでは、今日も1日、お疲れ様でした!

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